Henkilötietojen käsittely

Henkilötietojen käsittely

Aine Oulu Oy ja Aine Kemi Oy käsittelevät henkilötietojasi, jotta pystymme tarjoamaan sinulle tuotteitamme ja palveluitamme automyynnissä ja -huollossa. Henkilötietoja käytetään esimerkiksi kaupantekoon sekä huoltotoimenpiteisiin liittyvissä tilanteissa sekä muissa asiakassuhteen ylläpitämiseksi tarvittavissa tehtävissä. Aine Oulu Oy ja Aine Kemi Oy voivat käyttää asiakkaidensa tietoja myös suoramarkkinointiin.

Noudatamme henkilötietoja käsitellessämme lakia, huolellisuutta ja hyvää tietojenkäsittelytapaa.

 

Rekisteröidyt – Kenen henkilötietoja käsittelemme

Aine Oulu Oy ja Aine Kemi Oy käsittelevät toiminnassaan seuraavien henkilöryhmien henkilötietoja

Asiakas: henkilö, joka on tehnyt kauppasopimuksen tai huoltotilauksen. Mikäli asiakkaana on yritys tai muu yhteisö, tallennamme ko. tahoa edustavan henkilön yhteystiedot rekisteriimme.

Potentiaaliset asiakkaat: henkilöt, joille markkinoimme palveluitamme.

 

Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn tarkoitus ja peruste

Rekisteröidyt

Käsittelyn tarkoitus

Käsittelyperuste

Asiakkaat

Asiakaspalvelun edellyttämien yhteydenottojen mahdollistaminen, asiakassuhteen hoito

Sopimuksen täytäntöönpano

Potentiaaliset asiakkaat

Yhtiöiden tarjoamien tuotteiden ja palveluiden markkinointi

Suostumus tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu

 

 

 

 

Rekisteriin tallennettava tiedot

Keräämme ja käsittelemme vain niitä tietoja, jotka ovat tietojen käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia. Tämä tarkoittaa sitä, ettei meillä välttämättä ole sinusta kaikkia alla mainittuja tietoja.

Tietoja, joita Aine Oulu Oy ja Aine Kemi Oy voivat rekisteriin tallentaa ovat muun muassa:

Yksilöintiin ja tunnistamiseen liittyvät tiedot, kuten nimi ja henkilötunnus

Yhteystiedot, kuten osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero

Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten asiakastunnus, asiakkaan tuntemiseen liittyvät tiedot, markkinointiluvat, palvelutapahtumatiedot

Tilaus-ja kauppasopimuksiin liittyvät tiedot, kuten sopimuspäivä, kaupan tai huollon kohteena olleen ajoneuvon rekisterinumero sekä sen tyyppi-ja ominaisuustiedot, huoltohistoria.

Kauppasopimuksiin liittyvä asiakirja-aineisto, kuten kirjeenvaihto ja puhelut

Rahoitussopimuksiin liittyvät luottotiedot, kuten koulutus, ammatti sekä tulotiedot.

Vakuutussopimuksiin liittyvät tiedot, kuten yksilöinti-ja tunnistetiedot sekä yhteystiedot, vakuutettavan ajoneuvon tiedot sekä käyttötarkoitus.

 

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään eri lähteistä riippuen siitä, missä asioissa asioit kanssamme.

Pääsääntöisesti saamme tietojasi sinulta itseltäsi käyttäessäsi automyynnin tai huollon palveluitamme.

 

Käsittelyn kesto

Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin se on tarpeen tiedon käyttötarkoitus huomioon ottaen. Tietojen säilytysajan pituus riippuu muun muassa tuotteen tai palvelun lain edellyttämän virhevastuuajan pituudesta. Henkilötietosi poistetaan automaattisesti järjestelmästämme, kun viimeisestä asiakastapahtumasta on kulunut 10 (kymmenen) vuotta.

 

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Aine Oulu Oy ja Aine Kemi Oy voivat luovuttaa henkilötietosi eteenpäin suostumuksestasi esimerkiksi rahoitussopimuksen luomiseksi rahoitusyhtiölle tai vakuutussopimuksen solmimiseksi vakuutusyhtiölle. Tietoja luovutetaan tällaisessa tapauksessa vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen sopimusasian hoitamiseksi.

 

Tietojen suojaamisen periaatteet

Suojaamme henkilötietosi käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja.

Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvien henkilöiden koulutus ja ohjeistus

Palomuurien sekä tehokkaan virustorjunnan käyttö

Toimitilojemme kulunvalvonta ja turvallisuusjärjestelmien käyttö

 

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Käsittelemme henkilötietojasi vain EU- ja ETA-alueen sisällä.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä sinua koskevia tietoja Aine Oulu Oy:llä tai Aine Kemi Oy:llä sinusta on.

Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna osoitteeseen

Aine Kemi Oy/Tietosuoja

Valajankatu 3

94600 Kemi

 

Sinulla on oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua

Mikäli tiedoissasi on virhe, oikaisemme sen pyynnöstäsi.

 

Oikeus vaatia tietojen poistoa

Sinulla on oikeus vaatia rekisterissä olevan, tietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta vanhentuneen tai tarpeettoman tiedon poistoa. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että meidän tulisi välttämättä poistaa kaikki sinua koskevat henkilötiedot pyynnön esittämisen jälkeen. Voidaksemme täyttää esimerkiksi virhevastuuseen liittyvät velvoitteemme, tulee meidän säilyttää asiakastietoja koko asiakassuhteen voimassaoloajan sekä osittain vielä asiakassuhteen päättymisen jälkeen. Jos tietojen säilytys on välttämätöntä esimerkiksi lakisääteisen velvollisuutemme takia tai ne ovat tarpeellisia oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai tällaiseen vaatimukseen vastaamiseksi, tietoja voidaan säilyttää tuota tarkoitusta varten niin kauan kuin on tarpeen. Asiakastietojasi säilytetään kuitenkin enintään kymmenen vuotta viimeisen asiakastapahtuman jälkeen.

 

Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä.

 

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu antamaasi suostumukseen tai sopimukseen, sinulla on oikeus saada meille itse toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä muodossa ja oikeus saada tiedot siirrettyä toiselle rekisterinpitäjälle.

 

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus koska tahansa kieltää henkilötietojesi käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin.

 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on tietosuoja-asetuksen 77 artiklan mukaan oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

 

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6krs. 00520 Helsinki